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Le relationnel avec les clients est l’une des principales compétences que l’entrepreneur doit développer, après tout, sans eux, il n’y a pas d’entreprise ! Peu importe que votre entreprise vend des produits ou des services, le service client joue un rôle clé !
Et s’il est important d’entretenir une bonne relation au quotidien, lorsqu’il s’agit de facturer un client débiteur, il est encore plus essentiel que vous soyez préparé. Facturer votre client sans perdre sa préférence nécessite du calme, de l'empathie, en plus d'offrir de la facilité au moment du paiement. Apprenez-en un peu plus !
Apprenez à facturer un client de manière conviviale !
Bien sûr, relancer une facture est une situation désagréable pour les deux parties, mais il existe des techniques qui peuvent faciliter ce processus. La première étape consiste à prendre votre temps pour créer vos messages de facturation. Il est important de les lire et relire avant de les envoyer pour savoir si le ton est agréable.
Vous pouvez réfléchir et préparer à l'avance des textes prêts, de sorte que lorsqu'il sera temps de relancer une facturation, vous aurez déjà une trame efficace et il vous suffira de personnaliser quelques détails.
Essayez d'être poli et gentil durant l'échange
On ne sait jamais ce que vit l’autre personne ! Gardez cela à l’esprit lors de l'échange. Après tout, il est très probable que le client défaillant ne soit pas non plus satisfait de la situation.
Comprendre la raison du retard
Avant de parler d’intérêts ou d’éventuelles amendes lors du recouvrement d'une créance, essayez de comprendre la raison du retard. Offrez à votre client quelques jours de délais supplémentaires et un lien de paiement pour faciliter la transaction. Peut-être que la créance est la conséquence d’un simple oubli ou d’une perte de téléphone portable.
Contactez-le uniquement pendant les heures ouvrables
Pouvez-vous imaginer à quel point il vous serait ennuyeux de recevoir un message à 21 heures ou à 5 h 30 ? Ou encore un dimanche ? Et si ce message concerne une facture, c'est encore pire ! Alors ne faites pas la même chose avec votre client. Devoir se souvenir d’un paiement en retard rend déjà la situation désagréable, mais si cela se produit à des moments inhabituels, cela rend la situation encore plus négative.
4 conseils pour facturer votre client et entretenir une bonne relation
Maintenant que vous êtes prêt à relancer vos clients, voici 4 conseils pour le faire de la meilleure façon, sans mettre en péril la relation et les éventuelles achats futures.
1. N'ayez pas peur de facturer
Vous n’avez pas besoin de faire une croix sur la dette de peur de perdre votre client. Avec de la pédagogie, de la gentillesse et en suivant les stratégies évoquées ci-dessus, il est possible de recevoir votre paiement sans faire de vagues.
2. Choisissez le canal de communication approprié
Choisissez où vous facturerez. L’idéal n’est pas d’envoyer plusieurs messages, emails et de passer des appels en même temps. Si vous souhaitez utiliser tous les canaux possibles, établissez un plan. Par exemple, le premier message se fait par téléphone, puis par WhatsApp et enfin par e-mail.
2.1 Comment facturer sur WhatsApp ?
Si vous avez choisi l'application de messagerie, rendez le ton du texte clair. Mais n'oubliez pas de transmettre toutes les informations nécessaires tout au long de votre échange et évitez d'utiliser des audios. Pour vous que cela soit plus efficace, pensez à vous appuyer sur un script de facturation.
2.2 Comment facturer via des SMS ou des appels ?
Si vous préférez utiliser des messages texte ou des appels, vous pouvez les utiliser en différentes étapes. Le SMS peut servir de rappel pour un délai de paiement sur le point d’expirer. L'appel est une méthode plus traditionnelle, mais il doit également être gentil et poli.
3. Envoyez des messages de rappel avant le délai d'expiration
Suivant la maxime selon laquelle on ne connaît jamais la raison du retard de paiement, il se peut que la créance soit liée à oubli ou à une perte de la facture. Dans ces cas-là, vous pouvez réduire le nombre de facture défaillantes en envoyant des rappels pour les dates d’échéance proches.
4. Offrir des facilités de paiement
Facilitez la vie de vos clients en proposant différents modes de paiement et options de versement. Un exemple est de rappeler au client que la facture est en attente via un SMS et d'envoyer le lien de paiement. De plus, il est également possible de partager un QR-Code, lien PayPal, etc.
